共有ドライブのファイルとフォルダに共有の有効期限を設定可能に
Google Drive の共有ドライブで、ファイルやフォルダに有効期限を簡単に設定できるようになりました。
要約
Google Driveの共有ドライブで、ファイルやフォルダに有効期限を簡単に設定できるようになりました。
こんな悩みはありませんか？一時的に共有したファイルのアクセス権を消し忘れてしまったり、プロジェクト終了後も外部の人がファイルを見られる状態になっていたり。今回の機能で、こうした心配がなくなります。
共有ドライブで有効期限が使いやすくなった
Google Driveの共有ドライブで、ファイルやフォルダの共有時に有効期限を設定できる機能が、共有ダイアログから直接利用できるようになりました。
以前はGoogle Drive APIを通じてのみ可能だったんですが、今回のアップデートでユーザーインターフェースから簡単に設定できるようになります。これまでAPIのみで可能だった機能が、共有ダイアログから直接使えるようになって、一時的な共同作業者のアクセス管理がすごく楽になります。
個人的には、外部の方と一時的にファイル共有するときに、「共有解除するの忘れてた！」ってことが結構あったので、この機能はかなり助かります。自動的にアクセスが切れるので、セキュリティの心配が減りますね。
どんなことができる？
共有ドライブ内のファイルを共有する際に、有効期限を設定できるようになりました。共有ダイアログから直接有効期限を追加して、一時的な共同作業者のアクセスを自動的に削除できます。手動でのアクセス管理が不要になるので、一時的なプロジェクトメンバーやゲストユーザーに、期限付きでアクセス権を渡せます。期限が来たら自動的にアクセスがなくなるので、セキュリティの心配が減ります。
共有ドライブのフォルダに対しては、閲覧者(Viewer)ロールに限り有効期限を適用できるようになりました。フォルダの共有ダイアログから設定可能で、一時的な閲覧アクセスを自動削除できます。例えば、特定の期間だけフォルダの内容を確認してもらいたいときは、閲覧者として共有して期限を設定すればOKです。期限が過ぎたら、自動的にアクセスできなくなります。
マイドライブにおけるアクセス有効期限の動作も標準化されて、共有ドライブと一貫した動作になりました。従来は、親フォルダに閲覧者権限を持つユーザーに対して、ファイルに一時的な編集者権限を付与した場合、編集者権限の有効期限が切れると、ファイルへのアクセスが失われていました。新しい動作では、一時的な編集者権限の有効期限が切れると、親フォルダで持っている閲覧者権限に戻ります。ファイルへのアクセスは維持されて、閲覧者として引き続き利用できます。これで、より柔軟で予測可能なアクセス管理が可能になります。
使い方
この機能は、共有ドライブでのファイルとフォルダの共有時にデフォルトで利用可能です。
ファイルの有効期限を設定するには、共有ドライブ内のファイルを右クリックして「共有」を選択して、共有したいユーザーやグループを追加します。有効期限のオプションから期限日を設定して、「送信」をクリックすれば完了です。
フォルダの有効期限設定(閲覧者ロール)も同じような流れです。共有ドライブ内のフォルダを右クリックして「共有」を選択して、閲覧者として共有したいユーザーやグループを追加します。有効期限のオプションから期限日を設定して、「送信」をクリックすればOKです。
詳しい使い方については、Google ヘルプセンター: 共有ドライブでの有効期限付きアクセスの管理をご覧ください。
注意点
設定できるデバイスは、WebブラウザとAndroidスマートフォンです。iOSデバイス(iPhone、iPad)では、マイドライブと共有ドライブの両方で有効期限を設定できません。
個人的には、iOS対応がないのは結構痛いポイントだと思います。iPhoneやiPadで共有する機会が多い場合は、Web版かAndroid版で設定しておく必要がありますね。将来的にiOSでも使えるようになることを期待したいです。
管理者向け情報
この機能は、デフォルトで有効になります。管理者による設定は不要で、対象プランのすべてのエンドユーザーに対して、自動的に利用可能になります。管理者向けのコントロールはなく、すべてのユーザーに対してデフォルトで有効になります。
ロールアウト情報
Rapid Releaseドメインは2025年11月4日以降に開始で、段階的展開で最大15日間(機能の表示まで)です。Scheduled Releaseドメインは2025年11月13日以降に開始で、段階的展開で最大15日間(機能の表示まで)となっています。
この機能は、Business Starter / Standard / Plus、Enterprise Starter / Standard / Plusが対象です。Enterprise Essentials / Enterprise Essentials Plus、Education Standard / Plus、Nonprofitsも対象です。Frontline Starter / Standard / Plus、Google One AI Premium、Google AI Pro and Ultra、Gemini Business / Enterpriseも利用できます。
ただし、2025年1月15日より、Gemini BusinessおよびGemini Enterpriseアドオンの販売を終了しています。詳細については、こちらのアナウンスをご参照ください。
参考リソース
- Google ヘルプ: Google Drive でフォルダを共有する
- Google ラーニングセンター: ファイルアクセスの有効期限を設定する
- Google Workspace Updates Blog: Set sharing expirations on files and folders in shared drives
まとめ
共有ドライブでのファイルとフォルダに有効期限を設定できるようになって、一時的な共同作業者のアクセス管理が効率化されます。
これまでAPIを通じてのみ可能だった機能が、共有ダイアログから直接利用できるようになったので、すべてのユーザーが簡単にセキュリティを強化できます。マイドライブでの有効期限動作の標準化で、より予測しやすく一貫したアクセス管理が可能になりました。期限が切れた後も、親フォルダの権限に基づいてアクセスが維持されるので、柔軟な権限管理が実現します。
ただ、iOSデバイスでは有効期限を設定できないという制限があるので、iPhoneやiPadユーザーには少し不便かもしれません。また、有効期限を設定したファイルやフォルダの管理方法も、慣れるまでは「どれに期限設定したっけ？」ってなりそうですね。
この機能を活用して、チームとの安全なコラボレーションを実現してみてください。
本記事はKz classによる解説であり、Google公式の見解ではありません。